您的位置: 主页 > 知名视点 >庞杂的事情简单做:便利贴分大中小,一封邮件只说一件事。 >

庞杂的事情简单做:便利贴分大中小,一封邮件只说一件事。

发布时间:2020-07-08

庞杂的事情简单做:便利贴分大中小,一封邮件只说一件事。

◆便利贴规格的妙用,省时就靠它

便利贴是工作中常见的办公用品,平常大家都会用这种小文具来製作小提醒,帮助自己记忆或是标示重点。但是你想想,一旦便利贴越来越多,需要记录的东西也越来越杂,如何整理和利用这些大大小小的便利贴内容,也成为日常工作中需要了解的小常识之一。

小广是便利贴使用爱好者,不管是做计画、做记录还是标记提醒都喜欢使用便利贴。他觉得这样能够快速地抓住重点,即便是太複杂的东西也不需要花费过多时间去整理。何况还可以随意贴在任何地方,方便自己一眼就能看到。但实际上,在使用了过多不同规格的便利贴后,小广出现了短暂性的迷茫。因为他常喜欢在自己的电脑萤幕周围贴满大大小小的便利贴,虽然一眼就能看见,但是往往需要花费些许时间仔细翻找,才能找到他想要的内容。

便利贴虽好,可还是要用对方法。使用的方法不对,原本是能够减轻负担的东西就会变成累赘,这就与初衷不相符了。不仅不会给工作带来方便,还有可能会耽误工作呢!

那幺该如何使用这个头虽小、作用却很大的便利贴呢?要想精準使用这个便利贴,应将便利贴分为小尺寸便利贴、中尺寸便利贴、大尺寸便利贴。

1.小尺寸便利贴:关键字

小尺寸便利贴因为规格的限制,不能在上面做过多的标注,由于能够写下的字数有限制,所以推荐在这些小尺寸便利贴上写上一些关键字,比如合约、工作总结、收款资料……这些「短小精悍」的词彙能够帮助你快速联想到要做的事情。

2.中尺寸便利贴:项目名称

中尺寸便利贴比小尺寸便利贴稍大,这就意味着它所能承载的内容也比小尺寸便利贴更多,只需要用简短的词或者短句将一件事情或一个东西写清楚,让人一看就能明白即可。例如结合第一节整理时间的内容来说,可以在中尺寸便利贴上写上「10:00拜访客户」、「15:00部门培训」等简短的内容。

3.大尺寸便利贴:具体事务的详细内容

大尺寸的便利贴就不会因为「身材」的限制而过分限制内容的多少了。可将想要记下的内容较详细地写出来。

当然,我们这里的分类只是依据常规的尺寸来整理的,现在市面上有很多异形规格的便利贴,各位可以针对它的容量来整理需要写进去的内容。

便利贴贴得过多反而会造成负担
精準使用才能最大程度地发挥便利贴的作用

按规格使用便利贴

很多人觉得发送邮件是一件很平常的事,对邮件的内容往往并不会去推敲斟酌。当用邮件展开工作的时候,大部分人只将其当作普通的交流工具,将想说的各种事项都夹杂着说,这样会发生很多疏漏,也显得很不专业。所以,我们建议一封邮件只说一件事。

举个很简单的例子,如果会议日程与到货确认两个事项放在同一封邮件里说,就有可能产生以下的问题:

1.跟进过程中,混淆已解决的事项和未解决的事项。

2.对方可能在所有事情都可以给出答覆之前不会联繫。

3.邮件的一部分内容被忽略。

因此,一封邮件只说一件事是最为有效的工作沟通方式,可以让对方集中精力处理当前邮件中所说的事。当有多项工作要安排时,分别发邮件加以说明,这样,对方可以透过邮件的「已读」和「未读」状态,及时发现不同专案的进展情况,不会造成疏漏。

养成一封邮件只说一件事的习惯,会使我们的工作会变得更有条理。收件者会在第一时间明白当务之急是什幺,寄件者也会因此及时得到收件者的回覆。工作中的影响是互相的,寄件者是专业和严谨的,那幺对方也会回以相应的工作方式和工作态度。

1.必要事项逐条罗列

在手头工作任务比较多的情况下,将必要的事项按条目罗列下来,一目了然,头脑也会随之变得清晰,防止自己因为忙碌而遗忘某件事。

2. 把第一步中罗列的项目按紧急程度排列

将第一步罗列出来的事项,按照轻重缓急的程度排列,标好先后顺序。收件者在看到邮件后,能迅速分清楚事项的主次,及时处理当下该完成的任务。

3.每个项目后分别书写详细的描述

在每个项目所属的邮件内,详细描述项目的进展情况、需要对方合作与回覆的地方等重要资讯,添加相关附件内容,每一封邮件只说一件事。将这些邮件按顺序发给对方,等待回覆后一一处理。

一封邮件说几件事容易让接收者产生混淆
一封邮件只说一件事是最有效的沟通方式

一封邮件说一件事

猜你喜欢

推荐阅读

虎牌啤酒酒吧新加坡购物攻略HopeTrip旅游
虎牌啤酒酒吧新加坡购物攻略HopeTrip旅游
新加坡虎牌啤酒酒吧是当地人与世界各地游客首选推荐的购物点之一。新加坡虎牌啤酒酒吧资讯介绍中包含了虎牌啤酒酒吧的地址、电话、网址、产品特色等信息,一起来看下有没有你想要的信息吧。虎牌啤酒(Tiger beer ) 是新加坡生产的啤酒,生于1932年,也是新加坡最受欢迎的啤酒。在本区域其他国家如越南和马来西亚也取得出色的表现。虎牌啤酒酒吧就在樟宜机场内,是一家啤酒商店,旁边还有足球俱乐部的周边产品,可

虎牌啤酒酒吧新加坡购物攻略HopeTrip旅游

C元生活

2020-05-28 15:50
虎界甘道夫ฅ( Φ◞౪◟Φ )这气势堵路口会被炎魔踩扁
虎界甘道夫ฅ( Φ◞౪◟Φ )这气势堵路口会被炎魔踩扁
虎界甘道夫ฅ( Φ◞౪◟Φ )这气势堵路口会被炎魔踩扁 文/抹茶鲔鱼蛋◄◄◄ 想知道更多新奇有趣事物一定要加入蛋蛋粉丝团!σ `∀´ )σ猫派的本蛋,不只喜欢可爱的小猫咪,还喜欢大猫!以前小时候超想要养猎豹、雪豹,因为牠们看起来既优雅又帅气,感觉养在家里比养獒犬还猛!但不只猎豹,狮子啊、老虎啊!这些大猫们看起来都「在威猛中透着一股呆萌感」呢~❤不过说到老虎,酸酸们一定都会想到「有着霸气黄底黑条

虎界甘道夫ฅ( Φ◞౪◟Φ )这气势堵路口会被炎魔踩扁

Q轻生活

2020-05-28 15:51
虎皮鹦哥说故事《桃太郎》
虎皮鹦哥说故事《桃太郎》
这只可爱的鹦哥叫做「小皮」 (≧▽≦)小皮从17秒会开始讲桃太郎的故事唷!从前从前有一名老先生和一名老婆婆老先生上山去砍柴老婆婆到河边洗衣服有一个好大的桃子从河里「咚不拉可~咚不拉可」地飘过来老婆婆把桃子带回家里一看结果跑出了一只小皮!小皮长大之后跑到了鬼岛然后老先生、老婆婆和小皮从此过着幸福快乐的日子真是太可爱了啊~~ (≧▽≦)【网路游戏攻略专站】T客邦打电动 http://game.tech

虎皮鹦哥说故事《桃太郎》

C壹生活

2020-05-28 15:51
虎航3日首飞岩手县花卷机场!
虎航3日首飞岩手县花卷机场!
▲岩手县观光业者特别在花卷机场入境大厅挥舞我国旗表示欢迎,就连当地吉祥物「荞麦麵君」也手持青天白日旗欢迎台客。(图/记者吕晓雯摄,以下同)记者吕晓雯/综合报导日本东北向来都是国人秋天赏枫首选,据日本交流协会统计,台湾到日本东北地区住宿人数年平均成长三到四成,为日本航班增幅最多地区。
一般国人进出日本东北,多由仙台进出,但今年台湾旅行业者易游网与台湾虎航合作推出虎航花卷机场包机,9月3日首航直飞东北

虎航3日首飞岩手县花卷机场!

H伴生活

2020-05-28 15:51
虎航IT230「本土麻疹」4群聚
虎航IT230「本土麻疹」4群聚
虎航IT230「本土麻疹」4群聚 ▲虎航IT230「本土麻疹」4群聚,同机追蹤者已达1378人。(图/资料照/记者季相儒摄) 记者严云岑/台北报导 台湾虎航3月17日飞沖绳的IT230班机爆出麻疹群聚感染,疾管署今(6)日公布最新统计,需追蹤人数达1378人,副署长庄人祥表示,将持续监测到4月22日,由于麻疹疫苗保护力会在20年后开始衰退,建议需常出国或接触到外国

虎航IT230「本土麻疹」4群聚

Q轻生活

2020-05-28 15:51
虎航又1空服员染麻疹
虎航又1空服员染麻疹
虎航又1空服员染麻疹 ▲虎航又1空服员染麻疹,传染期飞日本大阪、福冈等6航班。(图/记者季相儒摄) 记者严云岑/台北报导 麻疹风波延烧,疾管署今(5)日公布5例新增病例,3名境外移入个案中,有一位30多岁的男性为虎航空服员,于3月17日与胞弟赴泰国游玩时遭感染,胞弟已于3日确诊。卫生单位追蹤发现,该名空服员在可传染期间,共执飞了日本大阪、福冈、花卷3个来回航段。疾

虎航又1空服员染麻疹

Q轻生活

2020-05-28 15:51
相关推荐